Hinweisgeberstelle und Ombudsperson

Grundsätzlich stehen alle Ansprechpartner und Führungskräfte des CJD für die Entgegennahme von Hinweisen zur Verfügung. Sie sind vor Ort nahe an der Angelegenheit, wissen diese einzuordnen und können schnell Abhilfe schaffen. 

Möchten Sie sich, gleich aus welchen Gründen, mit Ihrem Anliegen nicht an die Vorgenannten wenden, steht Ihnen für Hinweise die Ombudsperson zur Verfügung. Bei der Ombudsperson handelt es sich um eine neutrale Stelle außerhalb des CJD, die kontroll- und weisungsfrei handelt. Sie unterstützt und berät meldende Personen und leitet nach deren Zustimmung Hinweise an uns weiter. Aktuell ist Ellen Best, bis September 2023 Vizepräsidentin des Amtsgerichts Bremen, Ombudsperson des CJD.

An die Ombudsperson können sich alle Personen wenden, die von rechts- oder regelwidrigen Handlungen Kenntnis haben, die im Zusammenhang mit unserer Arbeit stehen. 

Alle Hinweise zu Verstößen gegen gesetzliche und wichtige CJD-interne Regeln sind für uns hilfreich. Jede Information darüber, dass Führungskräfte, Mitarbeitende oder uns nahestehende Personen sowie Kooperationspartner sich im Zusammenhang mit unsere Arbeit unrechtmäßig oder unethisch verhalten ist uns wichtig. Darunter fallen auch Hinweise auf:

• Korruption und Bestechung
• Veruntreuung, Betrug, Unterschlagung
• Interessenkonflikte
• sexuelles Fehlverhalten und sexuelle Ausbeutung
• Diskriminierung oder Belästigung
• Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten
• Verstöße gegen Menschenrechte
• Umweltschädigungen, die zu Menschenrechtsverletzungen führen können

oder ähnlich gravierende Sachverhalte. Von Bedeutung sind Informationen über tatsächliches oder wahrscheinlich bevorstehendes Fehlverhalten und Versuche der Vertuschung. 

Die Ombudsperson setzt sich mit allen Hinweisen ernsthaft auseinander. Sie ist aber kein „Kummerkasten“ und dient nur der Meldung ernster Verstöße gegen geltendes Recht, interne Vorgaben oder gegen unsere zentralen Unternehmensgrundsätze. Für Auseinandersetzungen zwischen Kollegen und Vorgesetzten, bei arbeitsrechtlichen Streitigkeiten oder Konflikten mit Kooperationspartnern stehen andere Wege zur Verfügung. 

Für sonstige Beschwerden steht Ihnen unsere Beschwerdestelle zur Verfügung.

Wir weisen darauf hin, dass unser Meldesystem nicht zur Denunzierung, Verleumdung oder Beschimpfung von Personen sowie für falsche Anschuldigungen verwendet werden darf. 

• Erstellen Sie den Bericht, wenn möglich, nicht von einem Computer Ihres Arbeitgebers aus.
• Verwenden Sie keinen PC, der ans Firmennetzwerk/Intranet der Firma angeschlossen ist. Rufen Sie das Meldesystem durch direktes Eingeben der URL-Adresse in den Browser und nicht über das Klicken eines Links auf.
• Schreiben Sie keine persönlichen Daten in den Bericht.

Die Abgabe von Hinweisen erfolgt unkompliziert und unbürokratisch gegenüber der Ombudsperson über das Kontaktformular. Spätestens sieben Tage nach Eingang Ihres Hinweises, erhalten Sie eine Eingangsbestätigung. 

Beschreiben Sie die von Ihnen gemachten Beobachtungen so genau wie möglich. Das erspart Zeit und weitere Nachfragen. Benennen Sie mögliche Zeugen und übermitteln Sie vorhandene Materialien, die Ihren Hinweis unterstützen (Fotos, Unterlagen, etc.).

Die Ombudsperson prüft den eingegangenen Hinweis gewissenhaft und meldet sich bei weiterem Informationsbedarf bei Ihnen. 

Hat die Ombudsperson keinen weiteren Informationsbedarf und haben Sie eine entsprechende Einverständniserklärung erteilt, leitet die Ombudsperson die Meldung an uns weiter, damit wir die Möglichkeit haben, weitere Folgemaßnahmen zu ergreifen und Abhilfe zu schaffen.

Innerhalb von drei Monaten nach der Bestätigung des Erhalts des Hinweises erhalten Sie von der Ombudsperson Informationen über den Fortgang der Angelegenheit und über Maßnahmen, die ergriffen wurden. 

Die Ombudsperson ist während des gesamten Verfahrens Ihr Ansprechpartner.

In jedem Fall werden alle Ihre Angaben vertraulich behandelt. Am nachvollziehbarsten und am effektivsten zu bearbeiten sind schriftliche Hinweise, mit ausführlicher Schilderung, Nennung Ihres Namens und Ihrer Kontaktdaten. So ist die Chance am größten, einem Missstand schnell zu begegnen. Wir ermutigen Sie daher, diesen offenen Weg zu gehen. Wollen Sie gleichwohl anonym bleiben, ist das kein Hindernis. Wenn Sie der Ombudsperson Ihren Wunsch nach Schutz Ihrer Identität bei Ihrer Meldung mitteilen, werden die vertraulich erlangten Informationen nur in anonymisierter Form weitergegeben.

Hinweise werden ausschließlich dazu genutzt, um Missstände aufzudecken und Schäden abzuwenden. Während des gesamten Verfahrens werden alle Informationen unter dem größtmöglichen Schutz der Vertraulichkeit, Schutz der Identität und Rechte von Betroffen bearbeitet. 

Der Datenschutz wird während des gesamten Bearbeitungsvorgangs streng berücksichtigt. Wir stellen im Rahmen unserer Möglichkeiten sicher, dass es keinerlei negative Auswirkungen für hinweisgebende Personen gibt, solange es sich um berechtigte Hinweise handelt.

Am effektivsten/schnellsten wirkt Ihre Meldung, wenn Sie ihn gegenüber der Ombudsperson abgeben. Aus rechtlichen Gründen weisen wir auf externe Meldestellen hin:

Nationale Meldestellen 

• BfJ - Hinweisgeberstelle (bundesjustizamt.de)
  Nimmt Hinweise auf Verstöße im Zusammenhang mit beruflicher Tätigkeit oder im Vorfeld einer beruflichen Tätigkeit entgegen. 
• BaFin - Hinweisgeberstelle
  Nimmt Hinweise entgegen, wenn Sie sich von einem Finanzunternehmen nicht korrekt behandelt fühlen. 
• Bundeskartellamt - Hinweise auf Kartellverstöße
  Nimmt Hinweise auf Kartelle, Marktmachtmissbrauch und sonstige Verstöße entgegen.

Europäische Meldestellen 

• Europäisches Amt für Betrugsbekämpfung (europa.eu)
  Nimmt Hinweise auf Betrugsfälle zulasten öffentlicher EU-Mittel und schwerwiegendes Fehlverhalten von EU-Bediensteten entgegen.